هناك مجموعة من النصائح التي يُمكن من خلالها تنظيم مؤتمر ناحج وهي كما يلي:
- التخطيط المُبكر للمؤتمر، حيث يُمكن البدء قبل ثمانية أشهر أو أكثر، مع وجوب حجز العديد من الأماكن وخدمات الطعام قبل أشهر.
- تشكيل لجنة؛ لتتخذ هذه اللجنة كافة القرارات الخاصة بهذا المؤتمر، مع إمكانية وجود أكثر من شخص فيها، وذلك من أجل الحصول على مجموعة من وجهات النظر التي تساعد على اتخاذ القرارات المتعلقة بالقضايا المهمة.
- اختيار منسّق للمؤتمر، وهو الشخص الذي سيكون مسؤولاً عن كافة القرارات الأساسية، ويمكن اختيار المنسق السابق إذا كان المؤتمر مكرراً لمؤتمرٍ قبله، كما يمكن الاستفسار عن بعض المعلومات من المنسّق السابق، من أجل المساعدة في تسهيل التخطيط.
- كتابة الأهداف الواجب تحقيقها من هذا المؤتمر.
- محاولة اختيار المدينة التي سيعقد فيها المؤتمر، بالإضافة إلى تحديد التاريخ.
- تحديد اسم المؤتمر؛ لأن تحديد اسم للمؤتمر يعد مهماً عند الإعلان عنه، كما يُمكن البحث عن أسماء لمؤتمرات مشابهة، وذلك من أجل الحصول على أفكار للاسم.
Source: mawdoo3.com