يعتمد إيصال الرسالة للمستقبل بسرعة وبسهولة على امتلاك المرسل لمهارات اتصال عالية المستوى، كما يعتمد هذا كله على توفر عدة شروط لرسالة الاتصال حتى تصبح ناجحة، والتي يمكن حصرها في التالي:
- صريحة وبعيدة عن التحيز، أي أن تكون بعيدة عن اللبس، وأن تعتمد على قول الحقيقة حتى يسهل على المستقبل فهما واستيعابها كما هي.
- صحيحة، بأن تكون لغتها سليمة وخالية من الأخطاء الإملائية أو اللفظية، مع انتقاء المرسل للكلمات الصحيحة ووضعها في مكانها الصحيح في عبارات الرسالة.
- واضحة، بأن يكون معناها واضحاً مع خلوها من العبارات المحيرة التي يمكن للمستقبل أن يفهمها بأكثر من معنى.
- كاملة، بأن تقدم للمستقبل معنىً كاملاً ووافياًعن الفكرة المراد إيصالها له.
- موجزة، أي اقتصار الرسالة على المعلومات التي تخدم الفكرة، دون الحاجة لإضافة معلومات زائدة لا داعي لها.
- لطيفة، من خلال استخدام المرسل للعبارات اللطيفة التي تعطي نوعاً من الاحترام والسرور للمستقبل.
- محسوسة، من خلال استخدام الكلمات المحسوسة والابتعاد عن الكلمات المجردة، لما تضفيه من طابع إنساني على الرسالة.
Source: mawdoo3.com