توجدُ مجموعةٌ من الشّروط التي يجبُ أن تتوفّرَ في الشّكوى الإداريّة، وهي:
- وقوع الضّرر على المُوظّفِ داخل نطاق مكان العمل، حتى يتم التّعاملُ مع الشكوى وفقاً للّوائح الوظيفيّة، والأنظمة القانونيّة المُتّبعة.
- رفعُ الشّكوى الإداريّة إلى الإدارة مُباشرةً، أو الاستعانةُ بالتّسلسل الإداريّ المُتّبع في المُؤسّسة.
- توثيقُ الحالة المُرتبطة بالشّكوى في السجلّات الوظيفيّة، ممّا يُساهمُ في إضافةِ الصّفة الرسميّة للشّكوى الإداريّة.
- إرفاقُ كافّة المُلاحظات النَصيّة، والأدوات الماديّة، وكل شيء يرتبطُ بمحتوى الشّكوى الإداريّة، ممّا يُساهمُ في توضيح الأسباب التي أدتْ إلى كتابتِها.
Source: mawdoo3.com