تتلقى إدارة الحفلات المنظمة للحفل الاعتذارات، وتعد خارطة يكتب عليها أسماء المدعوين حسب أسبقيتهم، ويكون الترتيب كالآتي:
- بالنسبة للضيوف بموجب البيان المقدم من مراسم دولتهم ويكون لهم الصدارة بين السعوديين.
- يرتب جلوس الأمراء على المائدة بوضع كروت عليها ويكون ذلك بحسب السن.
- يرتب جلوس أعضاء مجلس الوزراء وكبار المسؤولين حسب تاريخ تعيينهم في الوظيفة، والعسكريين حسب الرتبة العسكرية.
- يرتب جلوس كبار الأعيان والوجهاء وبقية المدعوين حسب مقام وأهمية كل منهم.
- تحديد الموعد المناسب لحفل مراسم تقديم أوراق اعتماد السفراء المعتمدين بالمملكة مع الملك.
- ترتيب استقبال ضيوف الدولة الذين يصلون في مواسم الحج أو العمرة وتأمين ما يلزمهم من مواصلات وإسكان وضيافة كاملة حتى مغادرتهم.
- ترتيب مراسم حفل الحج السنوي، وكذلك مراسم السلام بمناسبة عيدي الفطر والأضحى.
- ترتيب لقاءات المواطنين مع خادم الحرمين الشريفين وولي العهد في المقابلات والجلسات الأسبوعية والاحتفالات الرسمية.
- التوفيق بين رغبة الضيف عند إعداد برنامج الزيارة الرسمية وعادات وتقاليد المملكة.
- تطلب المراسم بعض المعلومات المهمة قبل الانتهاء من إعداد برنامج زيارة الضيف، وهي:
- التاريخ والموعد المحدد لوصول الضيف ومغادرته المملكة.
- أسماء وصفات أعضاء الوفد المرافق للضيف حسب أسبقيتهم.
- علم الضيف الزائر - إن كان له علم خاص - أو علم دولته الوطني.
- السلام الوطني لدولة الضيف.
- رغبة الضيف في الزيارة أو العمرة إن كان مسلما أو الأماكن التي يرغب في زيارتها والمسؤولين الذين يرغب في محادثتهم.
- فصيلة الدم للضيف أو أي إرشادات طبية تلزم صحة الضيف.
- واسطة النقل الطائرة التي سيصل عليها خاصة أو تجارية.
- نوع الطائرة وعلامة النداء وعدد الملاحين وخط السير.
- صورة للضيف.
- نبذة عن حياته إن تيسرت.
وللسعودية تصنيف يوضح أنواع الزيارات كما تتميز المملكة عن غيرها من الدول بزيارات الحج والعمرة الزيارات الستة للمملكة:
- زيارة رسمية.
- زيارة عمل.
- زيارة خاصة.
- زيارة حج أو عمرة.
- زيارة لحضور مؤتمر.
- زيارة لحضور حفل وطني.
Source: wikipedia.org