عادةً يجب أن تحتوي الرّسائل الإداريّة على المُكوّنات العامّة الآتية:
- ترويسة الرّسالة: هي التي تحتوي على عنوان مُرسِل الرّسالة، وبريده الإلكترونيّ (في حال استخدامه في إرسال الرّسالة)، أو وسيلة الاتّصال المُناسبة للحصول على ردٍّ على الرّسالة الإداريّة.
- تاريخ الرّسالة: هو الذي تُكتب فيه الرّسالة، وعادةً يجب أن يوجد في أعلى صفحتها من جهة اليسار أو اليمين.
- العنوان الرئيسيّ: هو العنوان الذي يَستخدم للإشارة إلى السّبب المُباشر، والمُتعلّق بإرسال الرّسالة الإداريّة إلى الجهة المُستلِمة لها.
- نص الرّسالة الإداريّة: هو نصّ يكتب بطريقةٍ مُختصرة وموضوعيّة، ويشمل كافّة المعلومات التي يُريد كاتب الرّسالة توصيلها.
- اسم كاتب الرّسالة: هو اسم المُوظّف أو الشّخص الذي قام بكتابة وإعداد الرّسالة من أجل إرسالها إلى الإدارة، أو القسم، أو الشّخص الذي سيستلمها.
- تحيّات الرّسالة: هي التحيّات التي تُستخدَم في كتابة الرّسائل الرسميّة عموماً، والرّسائل الإداريّة خصوصاً، وعادةً تُستخدم في بداية الرّسالة جُملة (تحيّةً طيّبةً وبعد،)، أمّا في نهاية الرّسالة تُكتب جُملةُ (مع فائق الاحترام والتّقدير).
- التوقيع: يعرف التّوقيع على أنّه الحروف أو الكلمات التي تُستخدَم للدّلالة على شخصيّة كاتب الرّسالة، ويُكتَب عادةً في أسفل صفحتها.
- المُرفقات: هي الوثائق التي يتمُّ إضافتها للرّسالة الإداريّة، والتي تُساهم في دعم الهدف الخاصّ من إرسالها.
المصدر: mawdoo3.com