تُقسمُ المُراسلات الإداريّة عادةً إلى مجموعةٍ من الأقسام، وهي:
- اسم وعنوان مُرسِل الرّسالة: هو المقطعُ الأولُ في الرّسالةِ الإداريّة، والذي يحتوي على البيانات الأساسيّة عن المُؤسّسة أو المُوظّف الذي قام بكتابةِ الرّسالة الإداريّة، وعادةً يُكتبُ الاسم من مقطعين مع كتابة العنوان الرئيسيّ بشكلٍ واضح.
- تاريخ كتابة (إرسال) الرّسالة: هو عنصرٌ هام في الرّسالة الإداريّة؛ إذ يُكتبُ عادةً في الجهةِ اليُسرى أعلى الرّسالة، وهو ما يجعل منها وثيقةً رسميّةً وقانونيّةً.
- اسم وعنوان مُستَلم الرّسالة: هو المَقطعُ الثّاني أو الثّالثُ في الرّسالةِ الإداريّة؛ والذي يحتوي على البيانات الخاصة بالمُؤسّسة أو الإدارة أو الشّخص المُستلِم للرّسالة الإداريّة.
- موضوع الرّسالة: هو العنوانُ الرئيسيّ والهدفُ المباشرُ من الرّسالة الإداريّة، ويكتبُ الموضوع في أعلى الرّسالة؛ حيثُ يُساعدُ القارئ على فهمِ الهدف من الرّسالة.
- تحيّة الرّسالة: هي السّطرُ الأولُ في مُحتوى الرّسالة الإداريّة، وعادةً تُستخدَمُ فيها كلماتٌ تدلُ على تقدير مُرسل الرّسالة لمُستلمها، ومن أكثر الجُمل استخداماً في تحيّة الرّسالة: السّلامُ عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحيّةً طيبّةً وبعد.
- متن أو مُحتوى الرّسالة: هو نصّ الرّسالة ومُحتواها ومَضمونها، ويُفضّلُ أن يتمَّ التقّيد بموضوعِ الرّسالة، وعادةً يكتبُ مُحتوى الرّسالة من فقرةٍ واحدة، أو في حالِ الاضطرار تُقسَم الرّسالة إلى فقراتٍ قصيرة.
المصدر: mawdoo3.com