يمكن تتبع هذا المخطط لإعداد ندوةٍ ناجحة:
- التخطيط الزمني للندوة.
- تحديد مكان عقد الندوة، كفندقٍ مثلاً وتحديد المعلومات التي يجب تقديمها لهذا الفندق، ومعرفة مدى ملاءمة الموقع لأغراض الندوة، ومن القضايا الهامة فيما يخص هذا الموضوع غرف الإقامة، وغرف الاجتماعات، والطعام، والمشروبات، والمؤثرات السمعية والبصرية.
- تحديد ميزانية الندوة، فمن أهداف الندوة هو تحقيق الربح، وبالتالي فإنّ عمل ميزانيةٍ يساعد المستثمرين والمتطوعين المنتسبين للندوة في التخطيط والتنفيذ.
- إرسال المعلومات اللازمة للمتحدثين في الندوة، كي يستطيعوا تقديم عرضٍ ناجح.
- تحديد المبادئ التوجيهية لآداب الاستضافة.
- إعداد قائمةٍ من المعلومات الهامة للندوة على دفتر ملاحظات.
Source: mawdoo3.com