يضم القسم أكثر من 80 ألف مخطوط (ميكروفيلم) ، موزعة على 27 فناً من فنون العلم المختلفة، ولكل فن فهرس خاص بذلك الفن، هذا الفهرس يعطي الباحث فكرة موجزة عن المخطوط (عنوانه/ أسم مؤلفه / مصدره، عدد اوراقه، نوع خطه، بدايته ونهايته، تاريخ نسخه)، وإن احتاج الباحث الاطلاع إلى المخطوط، لعليه أخذ رقم المخطوط، ثم يتم إحضار المخطوط ليطلع عليه على جهاز القارئ أو على جهاز الكمبيوتر، وإن أراد الباحث أحذ نسخة من المخطوط، فعليه تعبئة استمارة خاصة بذلك - مرفقة صورة عنها مع هذا الخطاب- ثم يسلم للطالب صورة عن المخطوط المطلوب على أسطوانة السي دي.
- أهم أعمال القسم ووظائفة ونشاطاته:
إن نشاطات القسم كثيرة ومتعددة وجميعها تصب في خدمة الطلبة والباحثين وتسهيل مهامهم العلمية والبحثية ضمن منظومة الحركة العلمية في جامعة أم القرى ويمكن حصرها وتقسيمها إلى قسمين:
- القسم الأول: الأعمال الخاصة بالقسم:
- فهرسة وترقيم المخطوطات الواردة للقسم (الميكروفيلمية أو اسطوانات السي دي) وفق ضوابط علمية معروفة ووضعها ضمن الفهارس العامة.
- تزويد القسم بالمخطوطات من خلال البحث والنظر في فهارس المخطوطات المطبوعة لانتقاء الجيد منها والنادر ثم محاولة الحصول على تلك الجهات.
- تنظيم وترتيب الفهارس وبطاقات الفهرسة.
- تصنيف علب المخطوطات التي يتداولها الطلاب والباحثون في خلاص زياراتهم للقسم وإعادتها إلى اماكنها المخصصة لذلك.
- تسليم واستلام المخطوطات التي يتم أخذها لقسم التصوير وتحديد المطلوب تصويره منها.
- البحث في مواقع المخطوطات الموجود علة شبكة المعلومات الدولية (الإنترنت) وتصوير المخطوطات الجيدة منها.
- مراجعة وتصحيح ما يطبع من فهارس المخطوطات والتي يقوم المعهد على طباعتها.
- القسم الثاني : الخدمات التي تقدم لزوار القسم للطلبة والباحثين من داخل الجامعة وخارجها:
- مساعدة الطلاب والباحثين في كيفية احتيار المخطوطات الجيدة والتي تصلح أن تكون موضوعاً لرسائلهم العلمية ( ماجستير أو دكتوراه، أو بحوث ترقية)، ومن ثم إعطائهم فكرة موجزة عنها قبل تسجيلها والعمل عليها مع مساعدتهم في كيفية استخدام أجهزة القراءة وقراءة ما يشكل عليهم منها.
- الرد على جميع استفسارات وأسئلة الطلاب والباحثين فيما يتعلق بالمطلوب وتصويره منها.
- اقتراح بعض المخطوطات للعمل عليها كمشاريع بحثية لطلبة الماجستير والدكتوراه وللقسم دور في اختيار بعضها.
ونظراً لتوافر هذه الخدمات جعلت منه مقصداً لطلاب العلم والباحثين من داخل المملكة وخارجها حيث تجاوز عدد المراجعين أكثر من ألف باحث في 1432هـ، أغلبهم من طلبة الدراسات العليا اطلعوا على أكثر من 2500 مخطوط في مختلف فنون العلم والمعرفة.
- مجالات تطوير القسم:
يمكن حصر مجالات تطوير القسم في عدة نقاط:
- تزويد القسم بالجديد من المخطوطات.
- طباعة الفهارس الخاصة بالقسم.
- تزويد القسم بأجهزة كمبيوتر جديدة.
- حاجة القسم لتشغيل بعض الطلاب ممن لهم خبرة ومعرفة في مجال المخطوطات (فهرسة وإدخال البيانات).
المصدر: wikipedia.org