كتب typical process
اذا لم تجد ما تبحث عنه يمكنك استخدام كلمات أكثر دقة.
العملية النموذجية (معلومة)
تبدأ العمليّة عادةً عند استلام فاتورة المورّد. يمكن إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو الفاكس أو نظام تبادل البيانات الإلكتروني. حالما تصل الفاتورة يجب على موظف الحسابات المٌستحقّة للدفع أن يتأكد أن المُستند فاتورة بالفعل. ثم يُصنّف الموظّف الفواتير ويُرتبها في فئات مُختلفة (مثال: حسب البائع أو نوع المُعاملة أو القسم). يكون تعريف فئات الفواتير عادةً خاصًا بكل شركة على حدة.
بمجرّد أن تُصنّف الفاتورة يُعاد إرسالها إلى مُعالج الحسابات المُستحقّة المسؤول عن الفاتورة المُحدّدة. عادةً يكون هو الشخص نفسه الذي تلقّى الطّلب. عند وجود طلب شراء أُنشِئ أثناء عملية الشراء يجب أن تُطابق الفاتورة مع طلب الشراء للتأكد أنّ المبلغ المدفوع وُضِع بشكل صحيح في الفاتورة. «يُساعد ذلك في الحماية ضد الاحتيال والمُعاملات غير المُصرّح بها».
إذا وصلت السّلع وكان المبلغ صحيحاً يجب على الشّخص المسؤول أن يوافق على الفاتورة من خلال التوقيع عليها. إذا تجاوز مبلغ الفاتورة مبلغاً مُعيّناً مُحدّدًا من قبل المؤسّسة، قد يتعيّن على مدير هذا الشّخص أن يوافق على الفاتورة أيضاً.
بمجرّد الموافقة على الفاتورة والتأكّد من عدم وجود فروق، تُدخل الفاتورة إلى النظام المُحاسبي. ومن هناك يمكن إنشاء إيصال وإنهاء التسديد.
قد تتجاوز معالجة الفاتورة يدوياً 15 خطوة أحياناً قبل أن تُرسل بشكل نهائي.
