كتب information center and document center

مركز المعلومات

الهدف:

أدرك المسؤولون بالمديرية العامة للدفاع المدني أهمية وجود مركز معلومات متكامل يخدم أهداف القطاع من حيث حفظ المعلومات ومعالجتها بصورة سريعة والعمل على توفير الصيانة اللازمة لأجهزة المراكز والإدارات المستفيدة وإعداد الأنظمة والبرامج التي تسهل أعمال منسوبي الدفاع المدني والإشراف والمتابعة على كافة الأنظمة والبرامج^[؟] العاملة في عدد من الجهات المستفيدة ومعالجة كافة المشاكل الفنية.

الانجازات:

لدى مركز المعلومات شبكة ضخمة في جميع أنحاء المملكة تربط بين:

• (71) مدينة في المملكة.
• (80) إدارة خارجية على مستوى المملكة.
• (38) إدارة داخلية في المديرية.

وتوجد بالشبكة (194) نهاية طرفية تعمل على مدار الساعة.

مركز الوثائق

يعتبر مركز الوثائق والمحفوظات هو الأداة الفعلية للحصول على وثائق قطاع الدفاع المدني حيث أن الدور المناط به هو العمل على التوثيق إلكترونياً وكذلك الحفظ يدوياً مما يسهل على الباحثين سرعة الحصول على تلك الوثائق حسب التصنيف المتبع لدى المركز.

ومن الممكن البحث عن كافة الوثائق التي تندرج تحت المسميات التالية:

1. الأنظمة الوظيفة الأساسية للجهاز
2. اللوائح
3. أوامر وتعليمات
4. الأنظمة الإدارية
5. الخطط
6. ميزانيات الجهاز
7. شغل المراكز القيادية
8. القرارات التنظيمية لأعمل الجهاز
9. وثائق مجلس الدفاع المدني
10. المؤتمرات التـي نـظمهـا الجهاز
11. الندوات والحلقات التي ينظمها الجهاز
12. الإحصائيات
13. الأبـحاث والدراسـات
14. الوثائق الأساسيه لمقر الجهاز
15. أعـمال الحـج

الهدف:

نظرا ً لأننا نعيش وسط زخم هائل من تدفق المعلومات المتزايدة بشكل كبير نلحظه بين الحين والآخر ويعاني العاملين في كل من القطاع العام والخاص من حجم المعلومات الضخمة الذي يتم التعامل به داخل التنظيم وعن طريق تطويع أحدث ما توصلت إليه التكنولوجيا في عصر تبادل ونقل المعلومات عبر وسائل الاتصال المتطورة تم البحث عن أفضل وأكثر الطرق عملية للوصول إلى المعلومات المطلوبة بأسرع وقت ممكن.

فقد كان الهدف من إنشاء مركز الوثائق والمحفوظات تصنيف^[؟] وفهرسة وحفظ الوثائق ومتابعة تقويمها من تعليمات وقرارات وأنظمة ولوائح وغيرها من الوثائق الهامة في الجهاز وإزالة الازدواجية في الحفظ والتخلص من الوثائق التي فقدت قيمتها ونشر الوعي الوثائقي بين العاملين في الجهاز وتنفيذ السياسة العامة للوثائق استناداً للتعليمات الصادرة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

وقد تم استبدال التوثيق على نظام الميكروفيش (النظام القديم) بنظام (البايت كويست) الاسطوانات الضوئية، وكذلك توثيق الوثائق التي ترد المركز من هياكل تنظيميه وقرارات إدارية وأوامر مستديمة وأوامر سامية وتقارير إحصائية وأعمال الحج حتى وصل الأمر إلى تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق واللجان الفرعية في القطاع كما يتم التوثيق على نظام (البايت كوست) الاسطوانات الصلبة.

الإنجازات:

أ- مرحلة التوثيق على نظام الميكروفيش (النظام القديم):

وقد بدأ العمل بهذا النظام في 7 جمادى الأول 1413هـ وانتهى العمل بهذا النظام في 20 ذي الحجة 1414هـ.

ب- مرحلة التوثيق على نظام (البايت كويست) الاسطوانة الضوئية:

بدأ العمل في 27 ربيع الأول 1415هـ وتم نقل (12913) وثيقة من النظام القديم الميكروفيش إلى النظام الجديد (بايت كويست) وكذلك توثيق الوثائق التي ترد المركز من هياكل تنظيمية وقرارات إدارية وأوامر مستديمة وأوامر سامية وتقارير إحصائية وأعمال الحج وتم توثيق ما يقارب (2278) وثيقة وتوقف العمل في 28 شوال 1418هـ وذلك استنادا ً للقرار الإداري رقم 513/3/5 في 27 شعبان 1418هـ، المبني على الأمر السامي الكريم رقم 1397/7/م وتاريخ 21 رجب 1416هـ المتضمن تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق واللجان الفرعية في القطاع.

ج- مرحلة التوثيق على نظام (البايت كوست) الاسطوانات الصلبة:

حتى 1 جمادى الثاني 1422هـ، تم توثيق (883) وثيقة و (8205) صفحة.