كتب implementation of the responsibility accounting system

لكي يتم تطبيق نظام محاسبة المسؤولية وحتى ينجح في تحقيق أهدافه يجب أن يتوفر في المنشأة الأمور التالية:

1. خريطة تنظيمية واضحة تبين سلطات واختصاصات الوحدات الإدارية المختلفة التي تتكون منها المنشأة، تعرف هذه الوحدات باسم مراكز المسؤولية، بحيث يحتوي كل مركز من مراكز المسؤلية على مجموعة منطقية من العمليات التي تقوم بها المنشأة ويقع تحت سلطة مدير واحد، ويعرف هذا الأسلوب في الإدارة بالإدارة اللامركزية حيث تقوم الإدارة العليا بتفويض السلطة إلى رؤساء الوحدات الإدارية ليتمكنوا من تنفيذ المهام الموكلة إليهم.
2. تصميم أنماط ومعايير مراقبة وتقييم الأداء لكل عنصر من عناصر التكاليف والإيرادات في كل مركز من مراكز المسؤولية، بمقارنة الأداء الفعلي بالأداء المخطط لكل مشرف ولكل مركز مسؤولية فإنه يمكن تحديد الانحرافات عن الأداء المخطط مما يمكن المنشأة من مراجعة أسباب هذه الانحرافات واتخاذ التدابير اللازمة لتصحيحها أو حتى تجنبها إذا تمت عملية المراجعة أولاً بأول، تستخدم المنشآت التكاليف المعيارية كمقياس لمقارنة التكاليف الفعلية للأداء.
3. فصل عناصر التكاليف القابلة للرقابة عند كل مستوى إداري عن تلك التكاليف غير القابلة للرقابة، حيث يعتبر البند قابل لرقابة شخص معين إذا استطاع ذلك الشخص مزوالة تأثير فعّال على تكلفة البند أو كميته خلال فترة معينة، هناك بعض التكاليف تكون قابلة للرقابة قبل حدوثها وتصبح غير قابلة للرقابة بعد ذلك مثل الاستهلاك والإيجار. بعض التكاليف يسهل تتبعها وتخصيصها على مركز مسؤولية لوجود علاقة واضحة بين البند ومركز المسؤولية، وهذه البنود تعرف بالبنود المباشرة، وتضم هذه البنود عناصر مثل المواد المباشرة، أجور العمال الذين يعملون في القسم، استهلاك الآلات والمعدات الخاصة بالقسم، مع العلم أن التكاليف القابلة للرقابة ليست مرادفاً للتكاليف المتغيرة فبعض هذه التكاليف يكون غير قابل للرقابة في فترة معينة كاستهلاك الآت القسم، في كثير من الأحيان هذا التصنيف مرتبط بمستوى إداري معين، على سبيل المثال، تكلفة الاستهلاك الثابتة قد لا تعتبر تكاليف قابلة للرقابة بالنسبة لمدير مركز إيراد في المنشأة بينما تعتبر تكاليف قابلة للرقابة بالنسبة لنائب المدير العام. المصروفات العامة التي تستفيد منها عدة مراكز مسؤولية ويتم توزيعها على هذه الأقسام باستخدام طرق التوزيع المختلفة، مثل رواتب الإدارة ومصروفات الإعلان، فإن تقسيمها إلى قابلة للرقابة وغير قابلة للرقابة يعتمد على قدرة رؤساء الأقسام في التأثير على كمية بعض هذه المصروفات، وهنا يعتير البند قابلاً للرقابة تحت مسؤولية مدير مركز مسؤولية إذا أمكنه التأثير على الكمية التي يستخدمها من هذا البند.
4. اتباع مبدأ الإدارة بالاستثناء ( Management by Exception )، أي أن التركيز يكون على الانحرافات ذات الأهمية النسبية من حيث القيمة أو التأثير على الأنشطة المختلفة للوحدة الاقتصادية، ويتم اسثناء الانحرافات ذات الأهمية النسبية القليلة.

مراكز المسؤولية

تقسم المنشآت التي تعتمد أسلوب الإدارة اللامركزية إلى مجموعة من الوحدات تسمى مراكز المسؤولية أو وحدات الأعمال الاستراتيجية (بالإنجليزية: (strategic business units، يعرف مركز المسؤولية على أنه وحدة إدارية أو فنية موجودة في المنشأة وله هدف معين ويستخدم مصادر المنشأة ومواردها من أجل تحقيق أهدافه، ويقع هذا المركز تحت سلطة شخص معين وذلك من أجل تسهيل عملية اتخاذ القرارات على مستوى هذه الوحدات وأيضاً من أجل مراقبة وتقييم أداء هذه الوحدات.

أشكال مراكز المسؤولية

تقسم مراكز المسؤولية لأغراض تقييم الأداء إلى أربعة أشكال هي:

1. مركز تكلفة.
2. مركز إيرادات.
3. مركز ربحية.
4. مركز إستثمار.

مركز تكلفة

مراكز تكلفة (Cost Centers)، هي وحدات تقتصر مسؤولية إداراتها في التحكم بالتكاليف فقط، تعتبر هذه المراكز أصغر مراكز المسؤولية حجماً في المنشأة وتختلف عن بعضها البعض من حيث القدرة على ربط عناصر التكاليف بالمخرجات، ومن الأمثلة على هذه المراكز المحاسبة، التمويل، الإدارة، خدمة العملاء، الموارد البشرية ودائرة الصيانة.

في مراكز المسؤولية التي يمكن فيها ربط عناصر التكاليف بالمخرجات تستخدم التكاليف المعيارية للرقابة على تكاليف هذه المراكز، أما في المراكز التي يصعب فيها ربط المدخلات بالمخرجات فإنه يمكن استخدام الموازنات التقديرية لرقابة إنفاقها وهنا يجب عدم السماح لهذه المراكز بتجاوز مخصصاتها الواردة في الموازنة.

من عيوب مراكز التكلفة إمكانية تحويل المسؤولية عن تكاليف مركز معين إلى مركز آخر، على سبيل المثال يمكن أن يقوم مدير مركز باستبدال تكاليف متغيرة تقع تحت مسؤوليته بتكاليف ثابتة لا تقع تحت مسؤوليته.

مركز إيرادات

مراكز أيرادات (Revenue Centers)، هي وحدات مسؤولية عن توليد الإيرادات فقط مثل دائرة المبيعات، ويستخدم لتقييم أداء هذه المراكز مجموعة من العوامل التي تؤثر على مبيعات هذه الوحدات مثل التغير في الأسعار والمنتجات، خدمة العملاء، جهود التسويق وشروط التسليم للمنتجات.

مركز ربحية

مراكز ربحية (Profit Centers)، هي وحدات إدارية يتم تفويض مديريها سلطة الرقابة على إيرادات ومصاريف هذه الوحدات مثل معارض البيع بالتجزئة، وهذا يتطلب منح المدير سلطة تحديد المنتجات التي سيتعامل بها وأسعارها والمناطق الجغرافية التي تغطيها نشاطات المبيعات. يتم قياس نجاح مدير المركز بمدى تحقيقه لموازنة الأرباح المخططة.

مركز استثمار

مراكز استثمار (Investment Centers)، هي وحدات إدارية يتم تفويض مديريها سلطة الرقابة على الإيرادات والمصاريف واقتراح مشروعات الإنفاق الرأسمالي، وهنا يطلب من المدير تحقيق أعلى عائد على الاستثمار من خلال الموازنة بين الموارد الاقتصادية المتاحة والاستغلال الأمثل للأصول. من الأمثلة على هذه المراكز فروع المنشآت في المناطق المختلفة، تمتاز مراكز الاستثمار بأنها أوسع مراكز المسؤولية نطاقاً، وأنه يمكن مقارنة أدائها مع مراكز المسؤولية الأخرى أو الاستثمارات المحتملة على أساس العائد على الاستثمار.