English  
إغلاق الإعلان

كتب البحوث المكتبية (8,237 كتاب)

اذا لم تجد ما تبحث عنه يمكنك استخدام كلمات أكثر دقة.

عرض المزيد

المهارات المكتبية للسكرتير (معلومة)


- فتح البريد

- كتابة المراسلات

- متابعة المراسلات الصادرة والواردة

-التخلص من الأوراق الزائدة

-استخدام آلة التصوير.

أولا: فتح البريد:

عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:

-تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،

-افتح البريد فور وصوله ،

-افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،

-تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،

-اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،

-وزع البريد على من يهمه الأمر.

ثانياً: كتابة المراسلات

-يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف: جهز أوراقا لإعداد المراسلات،

- يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،

- يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،

- احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،

- يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.

ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة

-لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.

-يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.

-يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.

رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة

-خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.

-حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.

-حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية.

-هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.

-أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .

المصدر: mawdoo3.com
إغلاق الإعلان
إغلاق الإعلان