اذا لم تجد ما تبحث عنه يمكنك استخدام كلمات أكثر دقة.
- فتح البريد
- كتابة المراسلات
- متابعة المراسلات الصادرة والواردة
-التخلص من الأوراق الزائدة
-استخدام آلة التصوير.
أولا: فتح البريد:
عندما تعمل مع البريد الوارد اتبع الخطوات التالية:
-تأكد من وجود عنوان المرسل على الخطاب،
-افتح البريد فور وصوله ،
-افرغ المحتويات وتأكد من ان المظروف قد اصبح خالياً تماماً،
-تأكد من وجود كل المحتويات المذكورة في الرسالة داخل المظروف،
-اكتب تاريخ الاستلام على المراسلات الواردة،
-وزع البريد على من يهمه الأمر.
ثانياً: كتابة المراسلات
-يجب ان تكون مستعداً دائماً لتأدية مهمتك باحتراف: جهز أوراقا لإعداد المراسلات،
- يفضل أن تضع الاوراق فوق المكتب دائماً،
- يكون بجوار الأوراق أقلام للكتابة،
- احتفظ بنسخ من المراسلات السابقة،
- يوجد في برنامج (ميكروسفت وورد) نماذج للمراسلات العربية والإنجليزية.
ثالثاً: متابعة المراسلات الصادرة والواردة
-لاينبغي ان نلقي باللوم على الطرف الآخر لأنه لم يرد فقد تكون له من الضروري إرفاق صورة الرسالة الأولى مع الثانية فمن السهل إرسالها بهدف توفير الوقت.
-يفضل مخاطبة القارىء برسالة جديدة من مدخل جيد.
-يستحسن تحديد موعد قاطع ونهائي لتلقي الرد مع شرح اسباب هذا الموعد ومبرراته فالتاريخ المحدد يحفز المتلقي بسرعة.
رابعاً: التخلص من الأوراق الزائدة
-خصص ملفاً للأوراق الواردة، ويكون في الدرج القريب للمكتب لأن الحافظة التقليدية للأوراق بمثابة ملف نشط ثبت فضله.
-حدد الأولويات بتخصيص ملف للأوراق ذات الأهمية القصوى والتي يجب أن تقوم بها يومياً, وتخصيص ملف آخر للأوراق التي يمكن تأجيلها.
-حدد ملفاً خاصاً للمشاريع المنتهية.
-هناك نوع رابع من الملفات للأوراق التي قد تحتاج إلى متابعة مثل الدراسات التي انتهيت منها وفي الانتظار موافقة او توقيع مديرك عليها.
-أزل من على مكتبك أي أدوات مكتبية زائدة .
