العربية  

Books Documents Standing Committee

If you do not find what you're looking for, you can use more accurate words.

View more

اللجنة الدائمة للوثائق (Info)


صدر الأمر السامي بالموافقة على تشكيل اللجنة الدائمة للوثائق بالجهاز الحكومي التي من مهامها:

  • تكون اللجنة مرجعاً رئيسياً لشؤون وثائق الجهاز
  • دراسة مشاريع اللوائح والخطط المتعلقة بوثائق الجهاز المقدمة من اللجان المختصة.
  • تسمية أعضاء لجان الوثائق المتخصصة بالجهاز الحكومي وتسمية أعضاء فريق العمل لكل لجنة.
  • الإشراف على صحة ودقة واكتمال البيانات والمعلومات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز.
  • ضمان التنسيق والتكامل في أداء اللجان وفرق العمل لواجبتها.
  • الإشراف على أعمال لجان التقويم والإتلاف وتوجيهها وإجازة نتائج أعمالها.
  • التوجيه بعمل الدراسات النظامية والتنظيمية والإجرائية المتعلقة بالجهاز لتبسيط أداء الأعمال واختصار الإجراءات وتنميط الأعمال المتماثلة واقتراح المعايير الشكلية والموضوعية لإنتاج الوثائق وذلك بهدف التقليل من إنتاج الوثائق والاستغناء عن غير الضروري منها وتحسين نوعية الوثائق .

ترحيل الوثائق

الوثائق دائمة الحفظ ترحل للحفظ لدى المركز بعد انتهاء مدة حفظها لدى اللجنة , وقد صدرت لائحة ترحيل الوثائق والمحفوظات متضمنة الترتيبات اللازمة لتجهيز الوثائق أو المحفوظات لأغراض الترحيل , والنماذج الخاصة بترحيل الوثائق .

التزويد بالوثائق

توفير البيانات والمعلومات من الوثائق والمحفوظات للمستفيدين منها وفقا للوائح المركز .

إيداع الوثائق

للمركز الحق في الحصول على الوثائق من الأجهزة الحكومية والمؤسسات والشركات والأفراد وفقا للوائحها .

التوثيق الآلي

عمل المركز على إيجاد برنامج أرشفة إلكتروني بمواصفات ومعايير متقدمة ويقوم المركز حالياً بتحويل جميع الوثائق المتوفرة لديه إلى صيغ إلكترونية من خلال البرنامج وإيجاد المعلومات اللازمة عن الوثيقة بما يمكن استرجاعها والاستفادة منها بيسر وسهولة

طباعة ونشر الوثائق

تتولى إدارة التحرير والنشر بالمركز الوطني للوثائق والمحفوظات مهمة إعداد وتهيئة الأنظمة واللوائح والاتفاقيات للطباعة والنشر ,وتتم عملية إعداد وتهيئة الانظمة واللوائح والاتفاقيات للطباعة وفقا للترتيبات التي تضمنها قرار مجلس الوزراء, وتطبع الأنظمة واللوائح والاتفاقيات في مطابع الحكومة وتباع في جميع فروع وزارة المالية في جميع المناطق

التعقيم والترميم

تقوم إدارة تعقيم ومعالجة الوثائق بالمركز بمسؤولية تعقيم ومعالجة جميع الوثائق الرسمية المرحلة إليه من قبل الأجهزة الحكومية المختلفة وغالباّ ما تكون هذه الوثائق قد مرت بعدة عوامل تراكمية تتسبب في تآكل الأوراق وتلفها ومن هذه العوامل:

  1. التعامل المتكرر غير الصحيح .
  2. تخزين الوثائق بطريقة غير سلمية
  3. وجود الحشرات والديدان والفطريات وإفرازاتها
  4. وجود مستويات غير مقبولة من درجات الحرارة والرطوبة
  5. تعرضها لأشعة الشمس المباشرة
  6. تراكم الأتربة والغبار على سطح الوثائق .

التعقيم

الهدف من التعقيم هو قتل الحشرات والديدان والكائنات الحية الدقيقة والفطريات الموجودة على الوثائق , وإيقاف نشاطها بحيث تصبح المواد المعقمة آمنة حين تداولها والتعامل معها ومن الطرق المستخدمة في عمليات التعقيم : التعقيم باستخدام غاز الأوزون ويقوم المركز بتعقيم الوثائق لدى الأجهزة الحكومية , وتتم تجهيز سيارات متنقلة لهذا الغرض كما يشرف المركز على مستودعات الحفظ وتعقيمها وتأمين البيئة المناسبة لتخزين الوثائق من حيث درجات الحرارة والرطوبة المناسبتين.

الترميم

الهدف منها الحفاظ على الوثائق وإطالة عمرها وإعطائها شكلها الطبيعي وتتم العملية بعدة خطوات منها:

  1. تنظيف الوثائق وإزالة الأتربة والغبار العالق باستخدام الأجهزة
  2. المعالجة الكيمائية اللازمة مثل إزالة الحموضة باستخدام المحاليل المناسبة وما يصاحبها من عمليات تقوية وتطرية للأوراق والتي يؤدي تركها مع وجود مستويات حفظ سيئة إلى تلف الوثيقة.
  3. معالجة التمزقات والتكسير والنقص الحاصل في الوثائق .
Source: wikipedia.org
Browse without ads
Browse without ads